Trámites administrativos: respondemos las dudas más frecuentes para el cierre del año

¿Sabes qué tienes hasta este viernes 26 para registrar una solicitud de compra? ¿Sabes cómo hacerlo? ¿Cómo puedes realizar el informe de gastos por el desarrollo de actividades? ¿Deseas realizar la modificación de una partida presupuestal? En esta nota te contamos.

 Informe de gastos de actividades 

1.¿Cómo se realiza una solicitud de entrega a rendir cuenta para el desarrollo de actividades o viáticos?

Para generar la solicitud por el desarrollo de actividades o de viáticos debes de ingresar al módulo “Viajes y Gastos” de Centuria en la opción “Autorización de Viaje” y completar los campos correspondientes. Para mayor información, ingresa al instructivo disponible en Centuria: Menú principal – Manuales Centuria – Manuales – Gastos y Viajes – Registro de Autorización de Gastos y Viajes.

Finalmente, la Oficina de Cuentas por Pagar procederá a generar el anticipo de caja correspondiente para que el pago sea gestionado por la Oficina de Tesorería en el proceso de pago regular, que se realiza los días jueves de cada semana.

2. ¿Qué trámite debo realizar después de cobrar el anticipo de caja que me otorgaron?

Una vez recibido el anticipo de caja, se debe sustentar los gastos realizados mediante un informe de gastos en el cual podrás detallar los tipos de gastos realizados: lugar donde se realizó el gasto, importe, moneda, descripción, detalle del comprobante, charfields, etc.

Para mayor información, ingresa al instructivo disponible en Centuria: Menú principal – Manuales Centuria – Manuales – Gastos y Viajes – Registros de Informes de Gastos.

Consideraciones:

• El informe deberá ser aprobado vía sistema Centuria por su jefatura y remitido junto con los documentos que sustentan los gastos al correo cuentasporpagar@pucp.edu.pe, indicando el nombre de la persona que se hará responsable de la entrega del documento físico una vez que se reactiven las actividades presenciales en la Universidad.
• Tienes un plazo de 30 días para poder liquidar el informe de gasto.
• Una vez culminado el ingreso de los documentos en Centuria, realiza la Aplicación del Anticipo de Caja para que quede conciliado el informe.

Informe de gastos de caja chica

3. ¿Cómo debo realizar la liquidación de la caja chica otorgada a mi unidad?

 Para realizar el informe de gastos de caja chica, debes enviar los documentos escaneados que sustentan los gastos al correo cuentasporpagar@pucp.edu.pe. Cabe mencionar, que si tienes más de cinco (5) documentos por sustentar, debes numerarlos de acuerdo con el registro del informe. Esto ayudará a identificar cada uno de los gastos registrados. El módulo tiene la opción de adjuntar los documentos en cada una de las líneas de registro del gasto efectuado.

Para mayor información, puedes ingresar al instructivo disponible en Centuria: Menú principal – Manuales Centuria – Manuales – Gastos y Viajes – Cierre Anual de Cajas Chicas.

Consideraciones para el cierre de caja chica:

• Al momento de realizar el informe considera la opción Cierre de Caja Chica. Así mismo, una vez que hayas culminado de ingresar los documentos, realiza la Aplicación del Anticipo de Caja Chica para que quede conciliado el informe.
• Si tienes importe a devolver, debes realizarlo mediante el depósito en cuenta, la misma que puede solicitada a través del correo mesadaf@pucp.pe.
• La constancia de depósito debe ser registrada en el Informe de Gastos de Centuria seleccionando la opción Nota de ingreso e indicar el número de operación (como referencia).
• Actualmente, por la coyuntura, el informe de caja chica deberá ser aprobado vía sistema Centuria por tu jefatura, el mismo que deberá ser enviado al correo cuentasporpagar@pucp.edu.pe, indicando el nombre de la persona que se hará responsable de la entrega del documento físico una vez abra la Universidad.

4. ¿Cómo puedo solicitar el cambio del responsable de la caja chica de mi unidad?

• Debes enviar una carta simple a la Oficina de Cuentas por Pagar, al correo: cuentasporpagar@pucp.edu.pe
• Solicitando el cambio de responsable, previa liquidación. Así mismo debes coordinar con DTI los accesos correspondientes para el nuevo responsable.

Partidas presupuestales

5. ¿Con quién debes de consultar si deseas realizar una modificación o creación de una partida presupuestal?

Debes contactarte con el asesor presupuestal de tu unidad a través del correo presupuestos@pucp.edu.pe, de la Oficina de Presupuestos de la Dirección Académica de Economía, para la orientación y coordinación correspondiente.

6. ¿Cuál es el procedimiento para gestionar una transferencia interna (TCI)?

Para gestionar una TCI, se ha creado un formato virtual, el cual se puede descargar aquí. Este deberá ser llenado por la unidad y remitido al correo de la Oficina de Presupuestos de la Dirección Académica de Economía (presupuestos@pucp.edu.pe), junto con los correos de aprobación de los representantes de ambas unidades involucradas.

Bienes y servicios

7. ¿Cómo solicitar un bien o servicio en la PUCP?

Recuerda que tienes hasta este viernes 26 de noviembre para registrar una solicitud de compra de un bien o servicio en la PUCP. Conoce los pasos en la siguiente infografía.

Tus canales de consulta

8. ¿Cuáles son los canales de atención en la DAF?

Con la finalidad de lograr una comunicación más fluida y brindar soporte en esta coyuntura de distanciamiento, la DAF pone a tu disposición sus canales de atención. Hacer clic aquí.

9. ¿Cuáles son las consultas más frecuentes que recibe Mesa de Servicio DAF y a qué correos tenemos que comunicarnos?