Construyendo juntos una PUCP más ágil
El VRAD viene desarrollando un proyecto que tiene como principal objetivo mejorar los actuales procesos académicos y administrativos. ¿De qué manera? Los encargados de este cambio progresivo nos lo cuentan.
La transformación de la PUCP hacia una universidad con procesos más ágiles, eficientes y claros es un reto que se está asumiendo desde la Comisión de Tecnología de la Información, con el apoyo de la Oficina de Proyectos del VRAD y acompañado por la consultora Ernst & Young (E&Y), como parte de las acciones de mejora continua de nuestra institución. ¿Cuál es el fin de este proyecto?
Construir una gestión más estratégica que beneficie a nuestra comunidad y país implica repensar constantemente cómo hacer mejor las cosas. Lo que supone el mapeo de aquellas procesos que son estratégicos y que compromete a todos los trabajadores PUCP”.
Dr. Domingo González
Vicerrector administrativo
Buscando eficiencia PUCP
El proyecto se divide en dos fases. La primera abarca el levantamiento del estado de los procesos actuales según las unidades vinculadas y la segunda es la de la planificación, la cual busca lograr la homologación de procesos. Ambas mantendrán sinergias claves que permitirán un mayor entendimiento del equipo consultor EY.
Como parte del camino que estamos recorriendo, hoy estamos en una primera fase, donde se ha convocado a unidades académicas y administrativas con la finalidad de que conozcan la importancia del proyecto, el cual comprende la revisión de 23 macroprocesos (12 misionales y 11 de soporte). Durante esta primera fase, nos comprometemos a avanzar y seguir mejorando con la esencia y el compromiso que nos caracteriza como institución.
Sobre la base de este primer enfoque, buscamos promover la automatización de procesos estratégicos, a fin de reducir los reprocesos, y optimizar tiempos y costos de ejecución, así como la implementación del trabajo en equipo y las buenas prácticas de las distintas unidades que contribuyan al proceso de transformación que venimos afrontando.
Este proyecto inició hace meses y nace como respuesta a la necesidad de tener una institución con mayor impulso en la transformación digital. Partiendo de esta premisa, queremos promover que la Universidad sea más estratégica a través de la optimización, y mejora de procesos académicos y administrativos”.
Roger Guillén
Jefe de proyecto
Todo esto, sin duda, es un esfuerzo por fortalecer la transparencia y apertura a la información y somos conscientes del gran desafío que esto representa.
Talleres con unidades
Se ha realizado un primer taller con unidades administrativas para la definición del propósito. Entre los participantes, hay expectativa pero se camina paso a paso. De aquí en adelante, los grupos de trabajo estarán acompañados de la consultora EY, que estará junto al VRAD en todo el proceso.
El taller estuvo muy bien estructurado y dirigido hacia la gestión del cambio. La primera reunión me permitió un espacio de reflexión con otros líderes de unidades sobre lo que deseamos para nuestra Universidad. Desde la DAF, estamos convencidos de que beneficiará en el servicio a la comunidad y en nuestras labores diarias”.
Gladys Omura
Directora de Administración y Finanzas
Según precisa Omura, para lograr este objetivo, requerimos conocer nuestros procesos y mejorarlos. En un trabajo conjunto se construirá una ruta ordenada y transparente con una comunicación clara y oportuna. Esto promoverá el diálogo y consenso entre todos.
