Departamento Académico de Ingeniería desarrolló cinco procesos de automatización para mejorar el procesamiento de solicitudes
Transformación digital: Una mesa de partes virtual y un formulario para solicitar recursos en la nube destacan entre los procesos de automatización implementados por esta unidad.
En el 2020, el Departamento de Ingeniería decidió implementar soluciones tecnológicas para la mejora de los distintos servicios que brinda su personal administrativo. Los retos que trajo consigo la pandemia del COVID-19 hicieron que esta unidad encontrara en las herramientas digitales la forma de seguir cumpliendo eficientemente con su trabajo. Tres años después, los integrantes del departamento están convencidos de que los procesos de automatización no solo facilitan su labor sino que potencian sus capacidades.
A continuación, te mostramos dos de esos procesos.
Mesa de partes virtual
Se trata de un sistema, desarrollado en la plataforma Kissflow, que permite procesar solicitudes que se presentan ante la Jefatura del Departamento. A partir de un formulario online —que el usuario debe completar—, la herramienta recibe, valida y clasifica el requerimiento de manera automática para luego enviárselo a la persona encargada de resolverlo.
Según lo que solicite el usuario, la mesa de partes virtual redirecciona el pedido y notifica a la persona responsable de ese tema en particular. De esta manera, dicha persona ya no necesita revisar el registro de solicitudes ni estar pendiente de cuáles son las que le competen. Esto representa una mejora muy significativa».
Patricia Porcel
Analista de Tecnologías Emergentes del Departamento Académico de Ingeniería
Desde su implementación, la mesa de partes virtual ha reducido el tiempo de procesamiento de las solicitudes y ha eliminado su duplicidad (problema constante cuando las solicitudes se realizaban mediante correo electrónico).
Era indispensable que el Departamento Académico de Ingeniería contara con un mecanismo como este, ya que atiende a nueve secciones, cada una de ellas con demandas particulares. Esta herramienta nos permite canalizar las casi 90 solicitudes que llegan mensualmente al departamento, hacerles seguimiento y resolverlas con mayor facilidad».
Angelo Velarde
Director de Tecnologías Emergentes del Departamento Académico de Ingeniería
Formulario para la solicitud de recursos en la nube
Este formulario, también diseñado en la plataforma Kissflow, facilita la solicitud de recursos de cómputo y almacenamiento de datos en la nube de Amazon —a la que el Departamento Académico de Ingeniería tiene acceso a través de un contrato— realizada por profesores y estudiantes para fines académicos.
Tras el registro online de la solicitud, la herramienta la deriva a la persona encargada de la gestión de recursos, quien hace la validación y brinda el soporte.
Hemos conseguido que las solicitudes sean procesadas de forma ordenada. El formulario permite que el usuario precise qué es lo que necesita y por cuánto tiempo. Con esa información, podemos organizar de manera eficiente el uso del recurso».
Corrado Daly
Coordinador del Observatorio de Tecnologías Digitales del Departamento Académico de Ingeniería
Convertir el formulario en el medio oficial para la solicitud de recursos en la nube, a través de la automatización, ha permitido dejar atrás el uso del correo electrónico, WhatsApp y llamadas telefónicas para tal fin, lo que ahorra horas de trabajo. Más importante aún: ha hecho que muchos más estudiantes, profesores e investigadores accedan al uso de la nube.
“Ahora, hay muchos más proyectos de tesis utilizando el recurso de la nube. Tenemos, además, dos o tres cursos de laboratorio que trabajan con herramientas instaladas en la nube y desde allí las manejan”, detalló el director de Tecnologías Emergentes del Departamento Académico de Ingeniería.
Las otras tres automatizaciones que tiene el Departamento de Ingeniería fueron implementadas para mejorar el proceso de selección de practicantes y facilitar tanto la solicitud de difusión de noticias como la solicitud de difusión de eventos.
