Historias participativas de transformación digital: caso Kissflow

Una historia de innovación y trabajo en equipo de la PUCP con la ayuda de Kissflow.

Cómo transformar la gestión de presupuestos con trabajo en equipo y una herramienta digital: el caso Kissflow

En la Oficina de Presupuestos de la PUCP somos muy conscientes de las ventajas de incorporar la tecnología a nuestros procesos, por eso durante los dos últimos años nos hemos sumergido en un proceso de digitalización de la mano de Kissflow, una herramienta sin código para gestionar las miles de compras que llevamos a cabo en nuestra universidad. Aunque el proyecto no se ha desplegado aún por completo, la valoración de los usuarios y el aprendizaje adquirido nos demuestran que innovar te impulsa un paso más allá. Sobre todo si se trata de un proceso colaborativo.

PUNTO DE PARTIDA

Construyendo una gestión eficiente de la economía de la PUCP

Esta historia de transformación comienza a finales de 2021, cuando en la Oficina de Presupuestos, ubicada en la Dirección Académica de Economía, nos planteamos el gran reto de gestionar los recursos de la universidad de una manera más eficaz. Teníamos claro que la mejora pasaba por una estandarización y automatización en los procesos, así que elegimos a un equipo de tres profesionales del departamento de presupuesto de inversión para que afrontaran el desafío de encontrar la herramienta más adecuada para llevar a cabo la transformación.

EL PROBLEMA

Un flujo de trabajo que podría ser más operativo

El correo electrónico era nuestra principal herramienta de trabajo de la Oficina de Presupuestos. Todas las peticiones de inversión se realizaban a través de él. Hablamos de que las 112 unidades que componen la PUCP –los departamentos de sus 16 facultades, sus centros e institutos– solicitaban la compra o cambio de recursos a través del mail, y a menudo en la gestión participaba más de un departamento. Además, no había un  protocolo de trabajo claro, lo que generaba problemas e ineficiencias en la gestión.

Manejamos una gran cantidad de inversiones con un presupuesto significativo. El problema es que no usábamos una herramienta para la gestión y el control de las inversiones urgentes, por lo que teníamos que encontrar una que se adaptara a nosotros”.

María Quispe

Ingeniera en la Oficina de Presupuestos

LA SOLUCIÓN

Kissflow, una herramienta para automatizar los procesos

Detectar estas carencias fue el paso previo a un intenso proceso de búsqueda y análisis para encontrar una herramienta que facilitara el seguimiento y aprobación de las inversiones en el menor tiempo posible. Y más aún, que nos permitiera valorar la calidad de las compras y llevar un control de los recursos disponibles para gestionar nuestra economía. Llevamos a cabo esta tarea con un espíritu digital, innovador y participativo, porque explorar e innovar siempre ha sido parte del ADN de los trabajadores y profesores de la PUCP. 

Tras evaluar diferentes herramientas, elegimos Kissflow. Esta herramienta versátil se presentó como el apoyo perfecto para gestionar las compras de manera más ágil y eficaz. Además, el equipo no ha tenido que realizar ningún desarrollo específico porque Kissflow no precisa de un conocimiento de programación. Esta es una de las ventajas de una plataforma que empodera a todos los equipos promotores, ya que todos los participantes del flujo podemos hacer seguimiento de la fase en la que se encuentra el proceso, regresar y obtener información de etapas anteriores o identificar quién está gestionando la petición. 

Nuestro objetivo con Kissflow es empoderar a los equipos a través de la tecnología mientras automatizamos el proceso manual de solicitud de peticiones. Es un proyecto ambicioso que requiere la implicación de todos”.

Diego Dávila

Ingeniero. Equipo de inversiones

LOS RETOS

Integrar una nueva manera de hacer y trabajar

La salida de la beta llegó en noviembre de 2022 y estuvo protagonizada por una campaña de sensibilización a los 112 equipos impactados. Tratamos de comunicar a las oficinas técnicas que Kissflow era un aliado estratégico para optimizar sus procesos, de manera que integraran la herramienta en su día a día. Y les ofrecimos formación. Al mismo tiempo, afrontamos otro desafío de carácter técnico: la integración de Kissflow con los antiguos sistemas informáticos de la universidad, de más de 20 años. Un proceso, aún en marcha, que no está resultando sencillo. 

LOS RESULTADOS

Una experiencia llena de aprendizaje

En la actualidad, Kissflow ya se ha desplegado en más del 80% de las unidades. Y a falta de cifras que corroboren la mejora que ha supuesto, los buenos resultados se traducen sobre todo en la recepción que ha tenido la herramienta, valorada con un 4 sobre 5 en los focus group realizados con seis unidades, y el aprendizaje que ha supuesto para los equipos, que hemos incorporado una nueva manera de trabajar más óptima y eficaz.

Queda mucho por mejorar y avanzar, pero en la PUCP cada vez contamos con más y más proyectos que impulsan nuestra transformación digital. Porque nuestro espíritu nos motiva a seguir este camino. A explorar e innovar. Estamos preparados para los siguientes retos, porque lo digital forma parte de nuestro ADN.