Mesa de Servicio DAF: atención a la comunidad PUCP
En esta nota, te presentamos los canales de comunicación de la DAF ante alguna consulta sobre un trámite o proceso. Además, Anny Casas, coordinadora de la Mesa de Servicio de dicha unidad, nos cuenta sobre la labor que realizan.
Diversos procesos en la Universidad se centralizan en la Dirección de Administración y Finanzas (DAF). Por ello, esta unidad cuenta con la Mesa de Servicio, que integra un equipo dedicado a responder, de forma eficiente, diferentes consultas sobre trámites de las unidades, alumnos y proveedores.
“Nuestro trabajo, en el día a día, es la atención de consultas, incidencias o reclamos de forma oportuna”, señala Anny Casas, coordinadora de la Mesa de Servicio de dicha unidad. En ese sentido, completa, “representamos el contacto y soporte de los miembros de la comunidad PUCP que tengan alguna inquietud sobre trámites internos relacionados con los procesos de las oficinas operativas y financieras de la DAF”.
Para ello, Anny señala que las personas que conforman la Mesa de Servicio DAF tienen amplia experiencia en la gestión de requerimientos relacionados a Centuria. Además, por las características de sus funciones, destacan por sus habilidades de relacionamiento interpersonal y su vocación de servicio, completa.
“Nuestro trabajo en cada gestión culmina con recomendaciones y oportunidades de mejora. Estas se coordinan con las diversas oficinas DAF para la evaluación de su implementación. De esta forma contribuimos con la mejora continua de nuestros procesos”, dice.
Nuestro trabajo, en el día a día, es la atención de consultas, incidencias o reclamos de forma oportuna a la comunidad PUCP”.
Anny Casas
Coordinadora de la Mesa de Servicio DAF
¿Cuáles son las principales funciones de la Mesa de Servicio DAF?
– Atención de consultas a través de múltiples vías de interacción
– Gestión de incidencias y requerimientos de usuarios
– Gestión de derivación y escalamiento de casos
– Gestión de seguimiento y cierre de casos
– Encuestas de satisfacción
– Capacitación a las unidades sobre los diferentes procesos en la DAF
¿Cuáles son las consultas más frecuentes que recibe Mesa de Servicio DAF y a qué correos tenemos que comunicarnos?
Adaptación
Durante el año 2020, las consultas de alumnos, unidades y proveedores, vía correo electrónico, incrementaron considerablemente. Por ejemplo, la atención a alumnos pasó de un promedio mensual de 607 a 1,243. Por ello, la DAF tuvo que capacitar a trabajadores de otras áreas de la dirección para buscar mantener los tiempos de atención de la Mesa de Servicio DAF.
Asimismo, para poder trabajar desde casa, se adaptó la tecnología VPN que contribuyó a que no se perciba la diferencia durante el trabajo remoto. Además, Anny señala que tuvieron que «incorporar el uso de la plataforma Zoom para las coordinaciones. Nos ha ayudado mucho las herramientas de G Suite, que han facilitado nuestro trabajo, así como mecanismos de control para hacer nuestras labores más dinámicas y manteniendo los niveles de atención ante las consultas recibidas”.
