Procesos PUCP: impulsando la mejora continua
Entérate de qué trata este proyecto integral que busca optimizar las actividades principales de la gestión de nuestra Universidad.
Para seguir brindando una formación de calidad a sus casi 30 000 estudiantes, la PUCP ha iniciado el camino hacia la renovación y optimización de su gestión institucional. Por ello, desde septiembre del 2022, se ejecuta el proyecto Procesos PUCP para mejorar la eficiencia y la eficacia de las diversas operaciones.
El primer paso de este proyecto integral fue identificar, por primera vez, 29 macroprocesos que, a su vez, agrupan más de 100 procesos y 400 subprocesos. Los macroprocesos son las actividades centrales de la gestión universitaria e incluyen, entre otros, la matrícula, la gestión de aulas y la gestión presupuestal.
Buscamos conciliar la flexibilidad, los tiempos, los costos y la calidad tomando como punto de partida la identificación de los procesos. El objetivo es hacerlos más eficientes. A partir de ese proceso, que es identificado, diagramado y analizado, se ve qué aspectos son innecesarios o no agregan valor, y qué cosas sí se pueden hacer mejor. Alrededor de eso, puede haber oportunidades de mejora en términos normativos, legales, de procedimiento, de asignación de personas o de tecnología, entre otros”.
Vicerrectorado Administrativo (VRAD)
Procesos PUCP implica, además, la implementación del modelo Lean Higher Education, que se centra en las personas y los equipos de trabajo, y que se aplicará a sus procesos académicos, administrativos, y de investigación, desarrollo e innovación. Este modelo ya se aplica en las universidades más importantes del mundo.
“A corto plazo, el objetivo inicial es instaurar la metodología. El enfoque Lean permite integrar conceptos probados en muchos sectores y, también, en el mundo académico”, aseguraron desde el VRAD.
Optimizando la gestión de inversiones
Como parte de la implementación de Procesos PUCP, los días martes 23 y jueves 25 de abril se llevaron a cabo talleres en los que se plantearon mejoras al proceso de Gestión de Inversiones, que forma parte del macroproceso Gestión Presupuestal y Estudios Económicos.
La jornada de trabajo contó con la participación de más de 50 personas, entre autoridades, jefes de unidades, encargados y usuarios, además de integrantes de la Comisión Económica, que es la responsable de decidir y planificar las inversiones de la PUCP.
De esta manera, el evento logró reunir a los comisionados que toman decisiones en inversiones, las unidades que se encargan de procesarlas y las que necesitan de ellas para potenciar su eficiencia.
En la medida en que una inversión sea mejor definida, evaluada e implementada, se espera que tenga mejores frutos. Tener procesos más sistemáticos ayuda a que la inversión siga todo su proceso en menor tiempo, ajustada al requerimiento del usuario, y que, finalmente, sea satisfactoria y cumpla con los fines diversos que requieren las unidades de la Universidad”.
Vicerrectorado Administrativo (VRAD)
Luego de este taller, las unidades involucradas en el proceso de inversiones podrán trabajar en equipos más pequeños para hacer seguimiento y desencadenar más subprocesos, mientras se coordina, desde una gestión centralizada, toda la mejora continua.
