Regresamos recargados de aprendizajes, la digitalización en la nueva normalidad

Los trabajadores PUCP y docentes regresan al campus de nuestra Universidad. ¿Cómo adaptarse al nuevo entorno sin dejar de lado lo avanzado en la virtualidad? En esta nota, mostramos las herramientas más usadas, y cómo conjugar lo mejor del mundo remoto y presencial sin dejar de transformarnos digitalmente. 

La vida en pleno volvió al campus luego de algunos años a distancia, en los cuales se incorporó la virtualidad como herramienta de apoyo para procesos que usualmente eran atendidos de manera presencial. ¿Cómo nos adaptamos y evolucionamos de la mano de la transformación digital?

En principio, como destaca Javier Pineda, coordinador de Diagnóstico y Diseño Organizacional de la DGTH, la digitalización básicamente ha sido una evolución del perfil de los trabajadores, es decir, se fueron adquiriendo competencias digitales no solo por el inicio de la pandemia, sino porque el cambio generacional y tecnológico ha generado una alta demanda por la atención de servicios cada vez más ágiles. El trabajo en remoto obligatorio fue un impulsor para adquirir estas competencias digitales que a su vez se convirtieron en facilitadores durante esta etapa, ya que sin estas nuevas herramientas no se hubiera cumplido eficientemente con nuestro trabajo.

Más que adaptarnos a la digitalización, se trata de seguir capacitándonos para poder fortalecer y conjugar las competencias que ya adquirimos. Y ahora, en la presencialidad, hay que seguirlas fortaleciendo. Como miembros de una organización no podemos estar ajenos a los escenarios competitivos y cambiantes a los que nos estamos enfrentando».

Javier Pineda

Coordinador de Diagnóstico y Diseño Organizacional de la DGTH.

Cuenta también que, para nuestra Universidad, la digitalización no se basa únicamente en el  uso de las herramientas digitales, también es cambiar la forma en la que realizamos nuestro trabajo para ser más eficientes y flexibles frente a los cambios.

Herramientas digitales y presencialidad

La pandemia nos enseñó nuevas formas de trabajo y con ello implementamos diversas herramientas para apoyarnos. En la DAPE, se ha  usado – aparte de lo que eran el Zoom o Google Meet para las reuniones virtuales – otras herramientas de apoyo para gestionar tareas, como Trello, Google Calendar y Slack, nos cuenta el Ing. Genghis Ríos, profesor del Departamento de Ingeniería y jefe de la Unidad de Transformación Digital de la Dirección Académica de Planeamiento y Educación (DAPE).

De hecho, el Ing. Ríos recuerda que antes de la pandemia había muchas unidades que seguían trabajando con papel para diversos trámites que se llevaban de una oficina a otra.  Con la pandemia y el trabajo remoto, el papel se convirtió en un PDF enviado por correo y que se controlaba con un Excel. 

Hay plataformas que automatizan la gestión, lo que reduce la cantidad de papel [como parte del programa de papel cero]”.

Ing. Genghis Ríos

Profesor del Departamento de Ingeniería y de la Dirección Académica de Planeamiento y Evaluación (DAPE).

Por eso, estando ya en la presencialidad, considera que los trabajadores PUCP van a identificar oportunidades más allá de solo digitalizar documentos y, de lo que ya han identificado durante el trabajo remoto. 

Asimismo, destaca que, a nivel de procesos, están en el camino de ser cada vez más óptimos, donde las unidades van levantando más procesos, mejorándolos y automatizándolos con herramientas como Kissflow y UiPath las cuales les provee la DAPE. A nivel de sistemas, se están identificando  las brechas y formas de ser más ágiles en sus desarrollos. 

Capacitaciones

En esa línea, la Universidad ha planteado un esquema de capacitaciones institucionales para el mejoramiento de capacidades digitales desde hace tres años. Estas se enfocan en todas las herramientas de Google que nos permiten trabajar desde la nube. Y, en paralelo se están realizando otras capacitaciones relacionadas a procesos,  a fin de ir concientizando que estos se deben optimizar y automatizar.

“A futuro se espera que todos los puestos de trabajo en la Universidad tengan la capacidad de identificar oportunidades de mejoras en sus procesos y si es posible hacer una pequeña automatización en ello”, proyecta Pineda.