Kissflow o cómo transformar la gestión de presupuestos con una sola herramienta y trabajo en equipo

La tecnología tiene un gran poder. Lleva años cambiando nuestras vidas, pero ahora también está transformando nuestra manera de trabajar, agilizando procesos tediosos, que consumen mucho tiempo, y facilitando el trabajo en equipo. En la Oficina de Presupuestos de la PUCP son muy conscientes de estas oportunidades, por eso durante los dos últimos años se han sumergido en un proceso de digitalización de la mano de Kissflow, una herramienta low code para para gestionar las miles de compras que se producen a lo largo del año en una de las universidades más grandes de Perú. Aunque el proyecto aún está en fase de implementación, la valoración de los usuarios y el aprendizaje adquirido por el equipo demuestran que innovar te impulsa un paso más allá.

PUNTO DE PARTIDA: En busca de una gestión eficiente de la economía de la PUCP

Esta historia de transformación comienza a finales de 2021, cuando la Oficina de Presupuestos, ubicada en la Dirección Académica de Economía, se planteó el gran reto de gestionar los recursos de la universidad de una manera más eficaz. Tenían claro que la mejora pasaba por una estandarización y automatización en los procesos, así que pusieron a un equipo de tres profesionales del departamento de presupuesto de inversión a encontrar la herramienta adecuada para afrontar el desafío y llevar a cabo la transformación.

EL PROBLEMA: Un flujo de trabajo desordenado y poco operativo

Antes de que se embarcaran en la digitalización, el correo electrónico era la principal herramienta de trabajo de la Oficina de Presupuestos. Todas las peticiones de inversión se realizaban a través de él. Hablamos de que las 112 unidades que componen la PUCP –los departamentos de sus 16 facultades, sus centros e institutos– solicitaban la compra o cambio de recursos a través del correo electrónico. 

¿Cuál era la principal desventaja de este sistema? No había un protocolo de trabajo claro, lo que generaba problemas, duplicidades o ineficiencias en la gestión de las peticiones. El flujo de trabajo no estaba estandarizado, por lo que tanto el seguimiento como la aprobación de las compras se ralentizaba. A esto se suma que, a veces, podían intervenir hasta tres departamentos más en el proceso: la Oficina de Logística, la Dirección de Tecnología de la Información y la Dirección de Infraestructuras.

Manejamos una gran cantidad de inversiones con un presupuesto significativo. El problema es que no usábamos una herramienta para la gestión y el control de las inversiones urgentes, por lo que teníamos que encontrar una que se adaptara a nosotros”.

María Quispe

Ingeniera en la Oficina de Presupuestos

LA SOLUCIÓN: Kissflow, una herramienta para automatizar los procesos

Detectar estas carencias fue el paso previo a un intenso proceso de búsqueda y análisis para encontrar una herramienta que facilitara a las unidades el seguimiento y aprobación de las inversiones en el menor tiempo posible. Y más aún, que permitiera a las autoridades de la PUCP valorar la calidad de las compras y llevar un control de los recursos disponibles para gestionar la economía de la organización.

Esta tarea se llevó a cabo con un espíritu digital, innovador y participativo, porque explorar e innovar siempre han formado parte de la razón de ser de la PUCP.  Y, sobre todo, implicó un gran trabajo en equipo concebido para el progreso común. 

Tras evaluar diferentes herramientas, el equipo de la Oficina de Presupuestos concluyó que Kissflow era la mejor solución. Esta herramienta versátil y low code ya se utilizaba en la universidad, y se presentó como el apoyo perfecto para gestionar las compras de manera más ágil y eficaz. 

¿A qué nos referimos con low-code? Esto significa que el equipo no ha tenido que realizar ningún desarrollo específico. Es decir, la herramienta no precisa de un conocimiento de programación porque no requiere de código. Esta es una de las ventajas de una plataforma que empodera a todos los equipos promotores, ya que todos los participantes del flujo pueden hacer seguimiento de la fase en la que se encuentra el proceso, regresar y obtener información de etapas anteriores o identificar quién está gestionando la petición. Además, Kissflow incluye un panel con datos estadísticos básicos y la posibilidad de integrarse con otros SaS para análisis más complejos.

Nuestro objetivo con Kissflow es empoderar a los equipos a través de la tecnología mientras automatizamos el proceso manual de solicitud de peticiones. Es un proyecto ambicioso que requiere trabajar con muchos equipos de forma simultánea, lo cual es un reto adicional. Por eso la implicación de todos los equipos en el proceso ha sido fundamental para su desarrollo”.

Diego Dávila

Ingeniero. Equipo de inversiones

LOS RETOS: Integrar una nueva manera de hacer y trabajar

La salida de la beta llegó en noviembre de 2022 y estuvo protagonizada por una campaña de sensibilización a todos los 112 equipos impactados, con formaciones y comunicaciones internas de los impulsores de la iniciativa. Debían comunicar a las oficinas técnicas que Kissflow era un aliado estratégico para optimizar sus procesos, de manera que integraran la herramienta en su día a día. Así, no solo se estaba llevando a cabo una transformación digital, sino también cultural.

Por otro lado, también tuvieron que afrontar otro desafío de carácter técnico: la integración de Kissflow con los antiguos sistemas informáticos de la universidad, de más de 20 años. Un proceso, aún en marcha, que no está resultando sencillo. En la actualidad, Kissflow sigue en fase de implementación y no está desarrollado al 100%.

LOS RESULTADOS: Una experiencia llena de aprendizaje

A falta de cifras que corroboren la mejora que ha supuesto Kissflow, los buenos resultados se traducen sobre todo en la recepción que ha tenido la herramienta, valorada con un 4 sobre 5 en los focus group realizados con seis unidades, y el aprendizaje que ha supuesto para los equipos, que han incorporado una nueva manera de trabajar más óptima y eficaz.

Queda mucho por mejorar y avanzar, pero si algo queda claro es que la digitalización genera progreso y hacen falta equipos que lideren en el camino para innovar ahora y transformar siempre.