Oficina de Gestión de Proyectos del VRI logra reducir en 89% el tiempo de procesamiento de solicitudes de pago de honorarios
De 112 horas de trabajo al mes pasaron a solo 12 con uso de herramientas digitales
La Oficina de Gestión de Proyectos del Vicerrectorado de Investigación (VRI) tenía que lidiar, cada semana, con una gran dificultad: el procesamiento manual de las solicitudes de pago de honorarios a investigadores.
Estos requerimientos eran presentados a través de correos electrónicos dirigidos a la oficina. La verificación de requisitos y la posterior elaboración de la base de datos eran realizadas por dos personas, que, además, debían subir, una a una, las solicitudes aprobadas al Campus Virtual para la realización del pago.
Con 400 solicitudes de pago recibidas cada mes, aproximadamente, el personal podía tardar hasta 112 horas mensuales en dichas labores. Pero eso es cosa del pasado. La Oficina de Gestión de Proyectos del VRI ha logrado que el proceso sea automático y solo tarde 12 horas al mes.
¿Cómo lo hizo?
La respuesta está en la automatización a través de herramientas digitales, que pudieron realizar con la asesoría de la Oficina de Transformación Digital de la Dirección Académica de Planeamiento y Evaluación.
Hemos creado, con la herramienta Kissflow, una especie de mesa de partes virtual en la que entran todas las solicitudes de pago y, automáticamente, son ordenadas por tiempo y nivel de prioridad. El total de solicitudes consolidadas es subido al Campus Virtual por un bot, que hemos desarrollado usando el programa UiPath”.
Víctor Cabrera
Especialista de gestión de información de la Oficina de Gestión de Proyectos de la Dirección de Fomento de la Investigación del VRI
Con el diseño de estas dos herramientas digitales, la Oficina de Gestión de Proyectos del VRI no solo redujo el tiempo empleado en el proceso, sino también dejó de lado la recepción de solicitudes de pago a través de correo electrónico. Ahora, los solicitantes deben ingresar a la plataforma desarrollada en Kissflow, completar un formulario y adjuntar la documentación requerida.
“Esto nos ha permitido manejar mejor el tiempo y dar una atención eficiente. Ya no hay solicitudes que se escapen a nuestro control”, aseguró Cabrera.
¿Cuál ha sido el impacto?
La transformación digital por la que apostó la Oficina de Gestión de Proyectos del VRI ha mejorado considerablemente la eficiencia de los servicios brindados. Los resultados motivan y enorgullecen a su personal.
La satisfacción de los investigadores, innovadores y creadores que reciben su pago sin contratiempos hace que, como oficina, estemos tranquilos, porque sabemos que estamos a cargo de un proceso eficiente y 100% transparente”.
Martha Cuba
Jefa de la Oficina de Gestión de Proyectos de la Dirección de Fomento de la Investigación del VRI
El uso de herramientas digitales también ha permitido un mejor aprovechamiento de las capacidades del personal. Procesar las solicitudes de pago ya no requiere la labor de dos personas sino de una, que solo debe supervisar.
“La reducción de carga manual les permite a los colaboradores realizar otro tipo de labores que generan un mayor valor agregado a la oficina. Estas personas sienten que, ahora, tienen encargos que van más acordes con su perfil, sus competencias y lo que pueden brindar profesionalmente”, explicó Cuba.
La Oficina de Gestión de Proyectos del VRI tiene diez procesos de automatización implementados y otros cinco en desarrollo. Descubrir las ventajas de la transformación digital cambió por completo su forma de trabajo y su visión.
