Paso a paso: solicita tu bien o servicio en la PUCP
Felícitas Gamboa, coordinadora de Compras de la Oficina de Logística y Activos, nos explica cómo realizar estos procesos correctamente.
“Todas las unidades de la PUCP, ya sean administrativas o académicas, tienen la necesidad de comprar bienes o adquirir un servicio para el desarrollo de sus actividades”, dice Felícitas Gamboa, coordinadora de Compras de la Oficina de Logística y Activos de la Dirección de Administración y Finanzas (DAF).
¿Cuál es el proceso correcto para realizar esta gestión? Primero, cuenta Felícitas, “el usuario tiene que ingresar al sistema Centuria y, en el módulo de eCompras, elegir la opción Ingresar creación de solicitudes. Allí tiene que indicar la unidad a la que pertenece, así como el bien o servicio que necesita con sus características”.
La solicitud, explica, tiene que estar en la categoría correspondiente de acuerdo con la naturaleza del bien o servicio. Además, la solicitud de pedido tiene que consignar la partida presupuestal correcta. “El usuario puede incluir información adicional para dar mayores detalles como, por ejemplo, la coordinación de la entrega del bien o atención del servicio”, dice.
Nuestra responsabilidad como compradores también es dar seguimiento a la entrega del bien y al cumplimento del servicio en la fecha acordada».
Felícitas Gamboa
Coordinadora de Compras de la Oficina de Logística y Activos de la DAF
En cada unidad de la PUCP, hay una persona encargada de aprobar la solicitud del usuario y luego el registrador de la solicitud debe realizar la validación presupuestal, explica Felícitas.
Después de este paso, el sistema asignará un comprador determinado, quien podrá visualizar la solicitud en su expedidor e iniciará el proceso de compra. “Si no hay información adicional que necesitemos, nos comunicamos, vía correo electrónico, con el usuario que realizó la solicitud”, explica.
“Si contamos con la información completa en la solicitud, procedemos a cotizar en función de nuestros Lineamientos para la adquisición de bienes y contratación de servicios”, dice Felícitas. (Mira el tipo de proceso de selección del proveedor según el monto de la compra, de acuerdo con los lineamientos vigentes, aquí).
Luego de elegir al proveedor, se le genera la orden de compra y se solicita la aprobación de acuerdo con los lineamientos establecidos. “Nuestra responsabilidad como compradores también es dar seguimiento a la entrega del bien y al cumplimento del servicio en la fecha acordada”, dice.
Una vez que se recibe el bien en almacén, se firma la guía del proveedor y la recepción del pedido se registra en el sistema Centuria. “Con ese paso, el proveedor ya puede enviar su factura electrónica. Si es por servicio, la conformidad se da con un formato donde el usuario califica la atención recibida”, finaliza Felícitas.
Ante cualquier duda o consulta, puedes escribir al correo logistica-compras@pucp.pe.
Capacitación
Próximamente, la DAF, en coordinación con la DGTH, estará realizando una capacitación para reforzar la información relacionada con los procesos de solicitud de bienes y servicios.
