Quiroz: trabajamos para que los procesos vinculados a Intendencia de Aulas sean automatizados y modernizados

Miembros del equipo (de izquierda a derecha): Miguel Ángel Morales, asistente de programación de la Intendencia de Aulas; Luis Miguel Reinel, administrador de la Intendencia de Aulas; José Bazán, secretario académico de FCI; Jorge Quiroz, intendente de aulas y director del proyecto de implementación; Jesús Vera Portocarrero, secretario académico de EE.GG.CC.; Óscar Peralta, representante de EE.GG.CC.; y Jonatan Rojas, docente del Departamento de Ingeniería y coordinador del proyecto de implementación.

Modernizar la planificación académica, la asignación de cursos y la reserva de espacios  permitirá operar los recursos PUCP de una manera más eficiente y transparente. Por lo tanto, conoce en esta nota cómo este cambio estratégico permitirá estar a la vanguardia en los procesos administrativos.

Nuestra Universidad se preocupa constantemente en seguir innovando sus servicios, mediante procesos de Intendencia de Aulas. Es así que, con el fin de mejorar la gestión de aulas en el campus, se está trabajando en un proyecto interáreas para implementar en equipo dos modernos softwares: uPlanning y uBooking. Esto permitirán automatizar y modernizar la planificación académica, la asignación de cursos curriculares y la reserva de espacios de nuestra casa de estudios, mejorando así la eficiencia y transparencia de estos procesos, nos comenta Jorge Quiroz, intendente de aulas de la Universidad. 

Actualmente, la PUCP utiliza sistemas manuales con un software antiguo y la información de cada unidad académica no está integrada del todo durante el proceso de creación de horarios. En consecuencia, eso impide dar una respuesta oportuna durante los momentos de mayor demanda. Pero, a través de los nuevos softwares, se esperan resultados que impacten de manera positiva en todos los actores clave que hacen uso de los espacios PUCP.

Acceder a información en tiempo real sobre nuestros espacios académicos beneficiará a toda la comunidad universitaria en tres dimensiones: satisfacción de los estudiantes, a través de horarios más flexibles; la del personal docente, superando la limitación de la disponibilidad de sus horarios; y la del personal administrativo, gracias a una interfaz más amigable. Esa es la meta de este proyecto”.

Mag. Jorge Quiroz

Intendente de aulas

Sobre el equioo de trabajo

Quiroz afirma que ya se cuenta con un equipo de trabajo, integrado por Estudios Generales Ciencias, la facultad de Ciencias e Ingeniería, las áreas que pertenecen a las unidades académicas que forman parte del piloto, la Dirección de Tecnología de la Información e Intendencia de Aulas. Este equipo ha recibido el encargo del comité de Tecnología e Información y está bajo el liderazgo  del Vicerrectorado Administrativo y del Vicerrectorado Académico. Todos están trabajando para que los procesos de planificación académica, asignación de cursos y la reserva de espacios sean automatizados y modernizados. Esto con el fin de incrementar la transparencia y accesibilidad de la información.

Considerando el reto que significa la planificación horaria de nuestra facultad al albergar alrededor de 15 especialidades. Por lo tanto, tenemos altas expectativas que este software beneficie a toda nuestra comunidad universitaria en el uso eficiente de nuestros recursos”.

Carolina Carlos

Coordinadora administrativa de la Facultad de Ciencias e Ingeniería

Se precisa que este proyecto está en una fase piloto. En consecuencia, permitirá a todos los actores reconocer las oportunidades de mejora, y sentar las bases para experimentar una mejor coordinación y comunicación entre las unidades académicas y administrativas. “Es un trabajo colaborativo que requiere mucho compromiso, ya estamos dando en equipo nuestros primeros pasos hacia tener procesos más precisos y continuar afirmando a la PUCP como la mejor universidad del país”, puntualiza. 

¿Cómo impactará en los trabajadores administrativos? 

Desde la Intendencia de Aulas, sostienen que implementar estos procesos permitirá facilitar y optimizar los procesos administrativos. Incluso se reducirá la carga de trabajo manual, y eliminará tareas tediosas y propensas a errores. “Asimismo, propone y facilita el análisis de diferentes escenarios para optimizar recursos y brindar soluciones de horarios más adecuados”, afirma. Todo ello redundará en una mayor satisfacción laboral. 

¿En los estudiantes? 

Estos sistemas permitirán que los estudiantes accedan fácilmente a la información actualizada sobre horarios de cursos y disponibilidad de espacios. En consecuencia, podrán reservar y acceder a los recursos y espacios de manera más ágil y sencilla, lo que puede impactar en su desarrollo académico. 

¿Y en los docentes? 

Sin duda, impacta en la optimización de horarios y asignación de cursos, en conocer mejor sus preferencias y necesidades. Esto podría resultar en una distribución más equitativa de la carga académica y una mejor organización de sus horarios.